Para cumplir con este reto, tenemos que anticiparnos a los posibles problemas que pudieran ocurrir con los equipos industriales y programar un plan de mantenimiento adecuado para cada máquina y determinar cuáles son los repuestos necesarios para realizar las reparaciones a tiempo y sin generar gastos innecesarios a la compañía.
Por lo tanto, los ingenieros de mantenimiento siempre estaremos involucrados en la gestión de repuestos, la cual parece una tarea sencilla pero que se complica cuando se requiere justificar la adquisición de los repuestos que tienen poca rotación y un elevado precio pero que son fundamentales para mantener la operación de la planta.
Para empezar se tiene que contar con una estrategia de mantenimiento y se debe conocer el consumo estimado anual con el fin de clasificar los artículos por su alto o bajo índice de rotación.
Los de alto índice, se compran por lote, tienen demanda muy frecuente, estos son de bajo costo unitario, se puede negociar por cantidad, su tiempo de reposición es relativamente corto y normalmente hay poco impacto en la producción por no tenerlos cuando son requeridos porque incluso pueden ser remplazados por un sustituto parecido.
Y los de bajo índice de rotación son normalmente compras unitarias porque su uso es poco frecuente, son conocidos como repuestos estratégicos o de seguridad, no se compran para usarlos sino para estar preparados ante una eventual avería, tal vez nunca se usen, son de un alto costo unitario, hay pocas unidades en inventario y el tiempo de reposición es de muchos meses, son de alto impacto si no se tienen porque pueden detener la producción en el mejor de los casos.
Los cálculos para la rotación de inventarios están normalmente basados en máximos y mínimos, incluso se puede usar el análisis de pareto para determinar cuales se requieren, sin embargo estos métodos no ayudan a determinar las necesidades de los repuestos de baja rotación, lo mejor es siempre evaluar el costo-riesgo antes de hacer los pedidos.
Entonces es recomendable utilizar alguna metodología para tomar decisiones y lograr justificar la compra del repuesto, una buena opción es la propuesta en el RCS por sus siglas en el inglés Reliability-centred Spares, que tiene como objetivo establecer cuáles son los repuestos necesarios mediante el programa de mantenimiento ó por las tareas de búsquedas de fallas. El siguiente paso es valorar las consecuencias que genera no tener el repuesto y no contar con otras alternativas viables; supongamos que se detecte una avería potencial ¿Qué pasaría si no tenemos el repuesto a tiempo para reparar el equipo? ¿Se puede afectar la seguridad de las personas, el medio ambiente o de menor importancia solo detiene la producción?
De seguido hay que asegurarse que esos repuestos vallan a estar disponibles y para esto es importante tener una adecuada comunicación con el administrador del almacén para vencer la inercia de los compradores, transmitir el sentido de urgencia y demostrar que se ha realizado una adecuada planificación para la ejecución del trabajo.
Es importante saber que los gerentes de los grandes almacenes tienen nuevos métodos para aplicarlos en la gestión de inventarios y reducir el tiempo que un repuesto dura almacenado, por ejemplo algunos logran acuerdos comerciales para tener artículos bajo “consignación” en su bodega sin que formen parte de los activos de la empresa porque son propiedad del proveedor hasta que alguien lo usa y es en ese momento que se emite la factura, esto asegura la venta durante un periodo de tiempo a cambio que la empresa guarde su stock, a la vez permite reducir el valor de inventarios y asegurar el suministro en el tiempo requerido.
También están los repuestos denominados como “custodia” que son guardados en la bodega por un corto tiempo acordado con mantenimiento, de 8 a 12 semanas, de no ser programada la reparación se emite forzadamente la boleta de salida del articulo afectando el gasto proyectado del mes que no incluía este costo.
Las demás formas de almacenaje son las antes mencionadas como los repuestos de “contingencia” los cuales no tienen fecha estimada de salida, además tenemos los que se almacenan como repuestos “generales”, es decir los consumibles que son propiedad de la fábrica.
En algunas compañías logran trabajar sin stock porque los contratistas son quienes aportan los materiales y repuestos cumpliendo con tiempos de respuestas muy cortos, de este modo se elimina hasta la necesidad de contar con un local.
Cualquiera que sea el método de ingreso a la bodega o la manera de razonar el riesgo, los repuestos van asegurar que todo activo físico continúe trabajando con sus funciones deseadas sin afectar la producción, a las personas o al medio ambiente siempre que actuemos con prontitud.
Por Ing. Renato Soto.
