Definición: Para los efectos que nos ocupa, La Administración del tiempo es la Gestión que se realiza con el objetivo de cumplir con las tareas y Requerimientos solicitados de manera efectiva y cumpliendo con el tiempo Disponible para realizarlo.



Se dice que los grandes ejecutivos y la gente muy exitosa ha logrado hacer muchas y grandes cosas con la misma cantidad de tiempo disponible que todas las demás personas. Para todos, el año tiene la misma cantidad de horas, meses, semanas y días.


De tal forma que, cualquiera debería poder lograr grandes cosas y ejecutar grandes proyectos. Todo depende de los objetivos y Responsabilidades que tenga cada uno. Quizá algunos no requieran hacer gran cantidad de tareas o se propongan disponer de mayor tiempo para compartir con la familia o para invertirlo en sí mismos. Al final el resultado se mide por haber logrado todas las tareas requeridas y las metas planteadas.

Dedique más tiempo a las cosas importantes que generan Resultados y menos tiempo a las cosas “urgentes” que producen poco.


1. Elimine conversaciones y llamadas telefónicas largas e improductivas.


· Limite las llamadas y conversaciones de trabajo a los temas exclusivamente de trabajo.

· Los chismes y comentarios intrascendentes deben quedar para comentarse en momentos destinados para ello.

· El teléfono es para comunicar cosas concretas y precisas sin dejar de practicar la diplomacia.


2. Formule un Plan de trabajo.


· Plan de Trabajo mensual. Revise y ajuste al menos 2 veces al mes.

· Plan de Trabajo Semanal. Inicie siempre la semana con claridad de las tareas que tiene para esa semana.

· Plan de trabajo diario. Defina todos los días las 5 principales cosas que debe concluir ese día y conclúyalas. Revise ese plan el día anterior antes de concluir el día de manera que de antemano tenga claridad de su plan del día siguiente.


3. Evite cambios de prioridades, pero cuando los tenga sépalos administrar.


· Diseñe siempre un esquema de prioridades y una agenda de trabajo.

· Considere siempre en su Agenda los imprevistos, tenga flexibilidad para estos.

· Cosas inesperadas pueden pasar a ser prioridad. Estas pueden aumentar en función de la naturaleza de su trabajo.

· La mejor manera de enfrentar los imprevistos es iniciar siempre la jornada de trabajo lo más temprano posible, así tendremos mayor margen para reaccionar ante ellos minimizando la alteración a nuestro Plan de trabajo diario.


4. Propóngase metas realizables


· No pretenda hacer en un año lo que normalmente se hace en 5.

· Trabajo, Familia, estudio, Asociaciones comunales, Amigos, deporte etc. Alcanza el tiempo para todo?? Los excesos personales terminan afectando el Rendimiento en el trabajo.

· Comprométase a lo que puede cumplir y Cumpla con fechas de entrega. Esto además, le hará ganar imagen y gozará de buena reputación.

· El que Mucho abarca poco Aprieta.



5. Practique reuniones efectivas.


· Toda Reunión debe tener una Agenda realizable.

· Inicie y concluya la Reunión a las horas exactas y planeadas.

· Mejor muchas reuniones cortas y provechosas que pocas y prolongadas.

· Durante las reuniones evite interrupciones prolongadas que lo hacen perder tiempo.

· Una sola reunión a la vez.

· Todos concentrados, para no repetir conceptos o mensajes.

· No utilizar computadoras durante la reunión. El teléfono se utilizará lo estrictamente necesario.


6. Mantenga una buena estructura de orden con la información, con documentos correo electrónico etc.


· Toda la información ordenada: correo electrónico, contratos, facturas, files en general etc.

· Ordenémonos, así encontraremos la manera de hacer más cosas en menos tiempo. Con frecuencia invertimos gran cantidad de tiempo buscando información extraviada.

· El orden Genera recompensas y el ganar tiempo es una de ellas.


7. Sea un buen comunicador


· Comunique clara y oportunamente las ideas. Comunique bien desde la primera vez y las cosas se harán correctamente desde la primera vez.

· Responda clara y concisamente las consultas.

· La Comunicación eficaz, evita re procesos por mal entendimiento. Un mal entendido le puede generar pérdida excesiva de tiempo valioso.

· Utilice eficazmente el correo electrónico.

· Valore si es mejor una llamada corta en lugar de un correo electrónico que puede generar múltiples correos inútiles.

· Practique Comunicación inteligente, es decir adelántese a los acontecimientos, comunique y pronúnciese a tiempo, esto evitará conflictos, malos entendidos, y polémica que le podrá hacer perder gran cantidad de tiempo.


8. Sociable con límite.


· Mantenga un buen trato con los clientes.

· Hagamos ver que nuestro trabajo es asesorarlos.

· Mantenga buenas relaciones con todas las personas.

· En general actuemos de manera sociable siempre. Sin embargo, hagamos todo esto con límites, no nos excedamos porque podemos hasta desagradar a nuestros clientes, Perder nuestro tiempo y hacerlo perder a ellos.


9. Evite esperas improductivas.


· Se derrocha mucho tiempo en esperas, por falta de claridad en la comunicación y mala coordinación de una reunión o por esperar gente desconsiderada.

· No espere ni haga esperar.

· Normas claras con clientes y con proveedores.

· Puntual en todas las reuniones convocadas. Predique con el ejemplo y cuando vaya a tener un atraso (excepción) comunique anticipadamente.

· Calcule anticipada y adecuadamente los desplazamientos. Utilice siempre la ruta más adecuada.

· Horarios inteligentes para las reuniones fuera y dentro de oficina.


10. Concluya lo que ha planeado.


· No solo haga un Plan de Trabajo realizable, sino que también propóngase cumplirlo.

· Practique la planeación de las 5 tareas diarias y termínelas.

· No deje para mañana lo que puedo hacer hoy.

· Acumular todos los días tareas pendientes es el principal enemigo de una adecuada Administración del tiempo.


Fuerza de Voluntad:

Al igual que los músculos requieren ejercitarse para crecer, la fuerza de voluntad también requiere de algunos ejercicios para ir creciendo.

Haga ejercicios sencillos para ganar fuerza de voluntad y luego continúe con ejercicios más complejos que la incrementarán. Por ejemplo, inicie proponiéndose cumplir con uno de los anteriores tips. Cuando lo haya convertido en una costumbre cotidiana, continúe con otros, así irá incrementando la Fuerza de voluntad.

Con Mucha Fuerza de voluntad Podrá implementar buenas prácticas para administrar más eficientemente su tiempo y mejorar su calidad de vida.




“La base del éxito para ser Feliz, No es hacer todo lo que se quiere hacer, si no querer hacer lo que hace.”



Autor desconocido