Dentro de las normas ISO, la trazabilidad se define como la habilidad de seguir el rastro de los procesos por los que pasa un determinado producto; también la trazabilidad es aplicable al manejo de almacenes, procesos de producción e inclusive al mantenimiento usándose para poder hacer una reconstrucción de la historia de los cuidados y de las averías de los equipos.
En la industria, cada departamento de mantenimiento debe contar con sus propios procedimientos o manuales de instrucciones con el objetivo de ordenar de manera lógica sus actividades para tener control de los trabajos y ser más eficientes en solucionar los problemas en el menor tiempo posible y con el costo más bajo, además se deberá documentar el historial de las maquinas y el desarrollo de los proyectos para dejar constancia de la gestión que se está realizando.
Los procesos que se dan en el mantenimiento son auditables y requieren ser evaluados periódicamente para prevenir y detectar los incumplimientos, de esta manera realizar recomendaciones para corregir las causas de los hallazgos y realizar la mejora continua que toda empresa busca tener.
En cuanto al auditor, no es un policía corporativo, sino más bien un apoyo para los miembros de la empresa en el mejoramiento del desempeño de sus actividades; este puesto reporta al más alto nivel de la dirección de la organización, siendo un asesor para corregir las deficiencias mediante las recomendaciones derivadas del análisis de su investigación.
El ingeniero en mantenimiento industrial deberá cumplir con lo establecido su manual de mantenimiento y en las políticas de la empresa, con el fin de evitar las “no conformidades”, sin embargo algunas veces se presentan 2 situaciones comunes debido al gran volumen de trabajo que se maneja y que se describen a continuación:
1. Cuando ocurre un accidente o se da una falla que detiene la producción normalmente se realiza un análisis para encontrar la causa raíz y el primer lugar de referencia son las bases de datos donde se registra el histórico del equipo. Un auditor busca que las rutinas de mantenimiento preventivo estén ejecutadas según la frecuencia establecida y con un reporte escrito adjunto donde estén las recomendaciones del técnico, que debieron ser revisadas por un responsable, quien en caso de ser necesario tuvo que realizar algún pedido de repuestos para ejecutar un trabajo correctivo. Si la documentación presentada permite conocer la cronología del evento es posible demostrar que se ha actuado correctamente, de lo contrario puede hallarse evidencia de malas prácticas de trabajo.
2. Otro caso común en el cual no se cumple con las expectativas de trazabilidad es cuando se asignan los proyectos a una empresa contratista sin un proceso adecuado de adjudicación. Normalmente para los trabajos con costos elevados se elabora un cartel de especificaciones y se invita a varios contratistas, las consultas particulares se responden para todos los interesados, y las ofertas se reciben en un sobre cerrado, posteriormente la apertura de las cotizaciones se realiza en presencia de varias personas con quienes se discute la asignación a la mejor propuesta, incluso es habitual informar a todos los involucrados las razones de la decisión final y el costo ganador de la obra. Un auditor puede no estar satisfecho cuando la documentación no justifica su escogencia y lo puede relacionar con incumplimientos al código de ética de la empresa, poniendo en duda su labor.
En los casos anteriores el gran volumen de trabajo que en ocasiones se tiene impide dedicar tiempo al trabajo administrativo, junto con el poco personal y bajo presupuesto causa que el mantenimiento preventivo no se realice por un periodo de tiempo afectando la vida útil de las maquinas y en cuanto a el otro punto mencionado, la urgencia para solucionar algunos trabajos ocasionan que se omitan pasos que demorarían realizar una reparación urgente, por lo que muchas veces los hallazgos disminuyen la confianza que se tenga al profesional, siendo en realidad la falta de recursos suministrados uno de los motivos incrementa la posibilidad que se comentan estos errores.
Por: Ing Renato Soto.
